Messer og events: Sådan får du møder og kunder ud af dem

Kort fortalt: En messe eller et kundearrangement giver dig tid med kunder ansigt til ansigt. Resultatet afgøres mest af det, du gør før og efter. Før inviterer du de rigtige og aftaler møder. Under samler du kontakter op på en fast måde. Efter følger du op inden for få dage og måler, hvad det gav i møder og ordrer.

Hvorfor messer og events stadig virker

Et møde ansigt til ansigt kan noget, en mail ikke kan. Vanessa Bohns fra Cornell University beskriver i Harvard Business Review et forsøg, hvor deltagerne skulle få fremmede til at udfylde et spørgeskema. Halvdelen spurgte på mail, halvdelen spurgte ansigt til ansigt. Forespørgslerne ansigt til ansigt var 34 gange mere effektive.

Folkene på standen er også ofte dem, der beslutter. CEIR, den amerikanske brancheorganisation for messer, oplyser, at 81 procent af de besøgende på messer har købsbeføjelse.

Virksomhederne selv vil gerne blive ved. I den tyske messeorganisation AUMAs undersøgelse blandt 400 udstillere svarede 99,5 procent, at messer også skal være en del af deres strategi fremover. Cirka 44 procent nævnte, at det er en stor udfordring at få nye besøgende til standen.

Det sidste tal er værd at tænke over. Det er ikke nok at stå der. Du skal sørge for, at de rigtige ved, at du kommer.

Før: Sæt et mål, og inviter de rigtige

• Sæt et mål. Hvor mange møder vil du have, og med hvem? "20 møder med indkøbere fra produktionsvirksomheder" er et mål. "Synlighed" er ikke.
• Lav en liste. Hvem vil du helst møde? Eksisterende kunder, tilbud der ikke er lukket, og nye virksomheder, der passer til din ønskekunde.
• Inviter personligt. Skriv eller ring et par uger før, og foreslå et tidspunkt på standen eller en plads til arrangementet. Send en påmindelse dagen før.
• Gør budskabet klart. Den besøgende skal kunne se, hvad du hjælper med, på få sekunder. Ét budskab på standen er bedre end fem.

Under: Saml kontakter op på en fast måde

• Bestem, hvordan kontakter registreres. En formular på en tablet, et skema eller en app. Det vigtigste er, at alle på standen gør det ens.
• Skriv en note til hver kontakt. Hvad talte du og kunden om, og hvad er næste skridt? En kort note gør opfølgningen personlig.
• Lav indhold undervejs. Billeder, en kort video og et opslag på LinkedIn fra standen eller arrangementet. Det kan du bruge længe efter.
• Hold standen bemandet. Aftal en vagtplan, så der altid står nogen, der kan tale med de besøgende.

Efter: Følg op hurtigt, og mål resultatet

Mange glemmer denne del, og det er her, kunderne bliver vundet. Forskerne bag artiklen "The Short Life of Online Sales Leads" i Harvard Business Review konkluderede, at de fleste virksomheder ikke svarer nær hurtigt nok på henvendelser. Undersøgelsen handlede om henvendelser fra nettet, og pointen gælder også for kontakter fra en messe: Jo længere tid der går, jo mindre husker kunden dig.

• Følg op inden for få dage. Send en personlig besked med det, du talte med kunden om, og et forslag til næste skridt.
• Book møderne. Kontakter, der bad om et tilbud eller et møde, skal have en tid i kalenderen.
• Mål det. Hvor mange kontakter, møder, tilbud og ordrer gav det? Hvad kostede det i alt, inklusive tid?

Det er svært for mange at dokumentere, hvad et event giver. I Bizzabos undersøgelse fra 2023 blandt eventarrangører svarede 71,2 procent, at de har svært ved at bevise afkastet af fysiske konferencer over for ledelsen. Undersøgelsen er lavet af en leverandør af eventsoftware, og deltagerne har selv valgt at svare. Den viser alligevel, at målingen skal planlægges fra start.

Hvor AI-agenter kan hjælpe

AI-agenter kan ikke stå på standen for dig. De kan gøre forarbejdet og opfølgningen bedre. En agent kan fx finde de virksomheder, der passer til din ønskekunde og deltager på messen, og skrive et udkast til en personlig opfølgning ud fra dine noter. Du læser det igennem og beslutter, hvad der bliver sendt.

Hvad det betyder for din virksomhed

Har du en messe eller et kundearrangement i kalenderen, kan du starte nu: Sæt et mål, lav listen over dem, du vil møde, og aftal, hvem der følger op, og hvornår.

Vi hos OUTHNK Agency står for budskab, invitationer, indhold og opfølgning, så du kan se, hvad det gav. Læs mere om messer og events.

Kilder:

• Harvard Business Review: A Face-to-Face Request Is 34 Times More Successful Than an Email (2017)
• CEIR: 81 % of trade show attendees have buying authority
• AUMA: Aussteller-Ausblick 2024/2025, AUMA-Trends
• Harvard Business Review: The Short Life of Online Sales Leads (2011)
• Bizzabo: The state of in-person B2B conferences (2023)